Zusammenarbeit: TEK-Service AG und UNITE

Einkaufsverantwortliche in der Verwaltung wissen das. Sie schätzen daher die mit der Digitalisierung einhergehende Transparenz und Steuerungsmöglichkeit. Vergabestellen partizipieren von bereitgestellten Leistungsverzeichnissen aus dem Einkauf, bemängeln jedoch die Intransparenz von Einzelkäufen jenseits des zentral gesteuerten e-Einkaufs. Man möchte mehr bündeln und ausschreiben, kennt jedoch die Bedarfe nicht. Bedarfe manuell zu sammeln, zu erheben: Dazu fehlt schlicht das Personal. Die Kooperation zwischen TEK-SERVICE AG mit Unite hilft „Licht ins Dunkel zu bringen“, um zukünftig mehr Ausschreibungsgrundlagen zu schaffen.

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Kommune21 im Gespräch

In der Webinar-Reihe „Kommune21 im Gespräch“ geht es am 18. Oktober 2022 um die Digitalisierung der öffentlichen Beschaffung am Beispiel des eWarenhauses Berlin. Im Gespräch mit Achim Florin, Polizei Berlin, André Schwarz vom Marktplatzbetreiber Unite und Monika Schmidt vom Dienstleistungsunternehmen TEK-Service arbeitet Kommune21-Chefredakteur Alexander Schaeff die Funktionsweise und die Vorteile des elektronischen Einkaufs heraus.

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KommDIGITALE 2022

Die landesweite kommunale Einkaufsgenossenschaft des Städte- und Gemeindebundes Nordrhein-Westfalen (STGB NRW) KoPart eG, wird anlässlich der Fachmesse KommDIGITALE 2022 das Siegel KommDIGITALE für exzellente Projekte überreicht bekommen. Ausgezeichnet werden dabei kommunale und öffentliche Projekte, die sich in besonderem Maße um dieDigitalisierung der Verwaltung eingesetzt haben.Beworben hatte sich die KoPart eG zusammen mit ihrem technischen Dienstleister TEK Service AG mit dem gemeinsamen Projekt des Katalogeinkaufs unter den Schlagworten „robustund krisenbewährt“.

KommDIGITALE

Auf der Fachmesse KommDIGITALE werden im November unter anderem kommunale und öffentliche Projekte ausgezeichnet, die sich in besonderem Maße für die Digitalisierung der Verwaltung eingesetzt haben. Dazu zählt die kommunale Einkaufsgenossenschaft KoPart des Städte- und Gemeindebunds Nordrhein-Westfalen.

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20 Jahre TEK-Service AG

Seit über 20 Jahren bietet TEK-Service eine E-Procurement-Lösung für Kommunen an. Zu den ersten Kunden gehörten die Städte Tübingen, Reutlingen und Mainz. Inzwischen wurde die Software komplett neu entwickelt und ist nun DSGVO-konform und barrierefrei.

TEK-SERVICE AG

Die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen im Einkauf der öffentlichen Hand als ist mehr Mittel zum Zweck – Vielfältige Zielstellungen sind Antrieb und Entscheidungsgrundlage, wie der Video-Clip der TEK-Service AG zeigt.

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Digitalisierung von Verwaltungsprozessen

Die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen im Einkauf ist heute eines der ganz spannenden Handlungsfelder von Strategen und Entscheidern der öffentlichen Hand. War e-Procurement, e-Einkauf oder elektronische Beschaffung Anfang der 2000er Jahre meist nur ein Argument für mehr Wirtschaftlichkeit, so erweist sich der e-Einkauf heute als äußerst „facettenreich“.

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DIGITAL FUTURE Mag

BITMi-Mitglied TEK-SERVICE stand im DIGITAL FUTURE Mag Rede und Antwort. Der Beschaffungsdienstleister TEK-SERVICE hat den e-Einkauf in den letzten 20 Jahren bundesweit in der Verwaltung etabliert. Dabei entstand eine weitreichende Einkaufslösung für Rathäuser, Kreisverwaltungen, kommunale Dachverbände und Landesverwaltungen.

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e-Procurement

Auf Grundlage webbasierender Services und branchenspeziefischem KnowHow hat der deutsche e-Procurementdienstleister TEK-SERVICE AG in den verganganen 20 Jahren den e-Einkauf bundesweit in der Verwaltung etabliert. Entlang von Kundenanforderungen ist damit eine weitreichende Einkaufslösung für Rathäuser, Kreisverwaltungen, kommunlen Dachverbänden und Landesverwaltungen entstanden.

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KommDIGITALE 2022

KommDIGITALE 2022 ist die Kongressmesse für Kommunalverwaltungen mit dem Schwerpunkt Verwaltungsdigitalisierung. TEK-SERVICE AG, ein bundesweit tätiges Dienstleistungsunternehmen für den e-Einkauf der öffentlichen Hand, ist Aussteller und präsentiert im Rahmen des Kongresses zwei spannende Best Practices aus dem Kundenkreis: die Einkaufsgenossenschaft KoPart und das eWarenhaus Berlin.

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Stadt Schweinfurt

Seit mehr als zehn Jahren verfügt die Stadt Schweinfurt über Praxiserfahrung in Sachen e-Einkauf. Rückblickend kann sich heute niemand mehr vorstellen, wie aufwändig sich die Beschaffung für einfache Bereiche wie Bürobedarf, Tinte/Toner oder Papier gestaltete. Auch Nachhaltigkeitsaspekte spielen eine wichtige Rolle.

Kommunales Kaufhaus (KommKa)

Seit 2016 steht für über 90 Mitglieder des Gemeinde- und Städtebundes Rheinland-Pfalz (GStB RLP) das Kommunale Kaufhaus (KommKa) zur Verfügung. Landesweit ordern autorisierte Besteller aus Rathäusern, Eigenbetrieben und Kreisverwaltungen in “KommKa” aus über 40 Rahmenverträgen. Periodisch werden Bedarfe gebündelt und durch Experten des kommunalen Dachverbandes (Kommunalberatung RLP) ausgeschrieben. Für Technologie, Service und Know-How zeichnet das externe Dienstleistungsunternehmen TEK-SERVICE AG verantwortlich.

Stadt Schweinfurt

Seit mehr als 10 Jahren verfügt Stadt Schweinfurt über Praxiserfahrung in Sachen e-Einkauf. Rückblickend kann sich heute niemand mehr vorstellen, wie aufwändig sich die Beschaffung für einfache Bereiche wie Bürobedarf, Tinte/Toner oder Papier gestaltete. Geschuldet „analoger“ Verfahrensabläufe mit höherem Personaleinsatz und nicht bedarfsgerechter Lagerhaltung mangels Intransparenz war der Beschaffungsprozess oft teurer als die Ware selbst. An Synergien durch den gemeinsamen, koordinierten Einkauf von Stadtverwaltung und einer Tochtergesellschaft war nicht zu denken. Transparenz und Steuerungspotentiale waren nicht gegeben.

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Gemeinde- und Städtebund Rheinland-Pfalz

Landesweit profitieren seit 2016 Rathäuser, kommunale Eigenbetriebe und Kreisverwaltungen von den Vorteilen des elektronischen Einkaufs, Vergabe und Abrechnung des GStB Rheinland-Pfalz.

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TEK-SERVICE AG

Seit 2000 sorgt TEK-SERVICE AG konsequent für Softwareentwicklung und Hosting ausschließlich in Deutschland. Das Unternehmen hat zum Jahresbeginn die beiden Gütesiegel „Software made in Germany“ sowie „Software hosted in Germany“ erhalten. Bereits seit August 2021 ist die Technologie des TEK-Einkaufsportals als barrierefrei zertifiziert.

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Kommunales Kaufhaus Rheinland-Pfalz

Sie 2016 profitieren Rathäuser, kommunale Eigenbetriebe und Kreisverwaltungen von den Vorteilen des elektronischen Einkaufs, Vergabe und Abrechnung.

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E-Einkauf

Die öffentliche Beschaffung wird zunehmend komplexer. Förderprogramme drängen auf eine zügige Beschaffung – aber unter Einhaltung des Vergaberechts, das von Natur aus recht zeitintensiv ist. Doch öffentlichen Auftraggebern fehlt angesichts der steigenden Aufgaben, die die kommunalen Beschäftigten zu bewältigen haben, gerade die Zeit dafür, den Überblick über das Vergaberecht und auch über den Markt zu behalten. Überdies verspricht eine Bündelung des Bedarfs Skaleneffekte, doch dazu ist ein zentraler Einkauf oder sogar die Zusammenarbeit mit Nachbarkommunen vonnöten, um das erforderliche Beschaffungsvolumen zu erreichen. Derartige Abstimmungen sind wiederum zeitintensiv.

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Barrierefreiheit

Barrierefrei informieren und kommunizieren, Informationen einholen, Daten austauschen, Prozesse abwickeln – ohne das Internet ist das nicht mehr darstellbar. Weltweit anerkannte Standards definieren genau, wie barrierefreies Webdesign umgesetzt werden sollte. EU-weit gelten ebenfalls klare Vorgaben, die in den einzelnen Ländern vorangetrieben werden.

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Nachhaltigkeit, Regionalität

Mit dem Wechsel von der altgewohnten papiergestützten Beschaffung zum elektronischen Einkauf hatte Erfurt gleich mehrere Ziele anvisiert: Zum einen sollten die Prozesse optimiert und die gesamte Beschaffung wirtschaftlicher werden – dies aber zweitens vor dem Hintergrund nachhaltigen Wirtschaftens, wozu drittens der Faktor Regionalität gehört.

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digitaler Einkauf, E-Rechnung

Die Stadtverwaltung Reutlingen sieht das Thema E-Rechnung weniger als Pflicht, sondern vielmehr als Chance, durch eine konsequente Automatisierung die „digitale Dividende“ zu realisieren. Ausgehend von einem jahrelang erfolgreich praktizierten elektronischen Beschaffungsprozess wurde nun die elektronische Rechnungsstellung umgesetzt und in den Prozess integriert.

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Nachhaltigkeit, E-Einkauf

Seit Januar 2021 sind Wirtschaftlichkeit und Nachhaltigkeit fest in digitale Einkaufsprozesse der Stadt Ludwigsburg integriert. Durch den Einsatz von DIWA, der Einkaufslösung der TEK-SERVICE AG, können Rahmenverträge besser gesteuert werden.

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Barrierefreiheit, E-Einkauf

Das Unternehmen TEK-Service bietet eine barrierefreie E-Procurement-Lösung an. Kommunalverwaltungen könnten von deren Einsatz profitieren und den gesetzlichen Vorgaben schneller gerecht werden.

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digitales Warenhaus

Die Stadtverwaltung Ludwigsburg hat in den letzten Jahren viel getan, um Nachhaltigkeit fest zu verankern. Diese Maßnahmen blieben nicht ohne Resonanz: 2014 erhielt die Stadt den Deutschen Nachhaltigkeitspreis für vorbildliche Verwaltung. 2019 wurde sie als „Klimaaktive Kommune“ ausgezeichnet und 2020 mit dem Preis „Innovation schafft Vorsprung“, der besondere Leistungen in der Beschaffung von Innovationen und bei der Gestaltung innovativer Beschaffungsprozesse würdigt. Nun hat sie mit DIWA eine nachhaltige digitale Einkaufslösung etabliert.

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elektronischer Einkauf, e-Abrechnung

Seit dem 27. November 2018 sind die obersten Bundesbehörden verpflichtet, elektronische Rechnungen anzunehmen und weiterzuverarbeiten. Ein Jahr später trat diese Pflicht auch für alle weiteren Bundesbehörden in Kraft. Am 18. April 2020 war die späteste Frist für die Umsetzung in Ländern und Kommunen. Für die Stadt Reutlingen war klar, nicht nur die Rechnungsstellung durch Lieferanten sollte elektronisch erfolgen, sondern Einkauf und Abrechnung sollten sinnvoll miteinander verknüpft werden.

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elektronischer Einkauf

„E“ wie Erfurt und „e“ wie elektronischer Einkauf – „nomen es omen“ könnte man meinen. Und tatsächlich, die Sache mit dem „e“ wie elektronisch hat in Erfurt bereits eine längere Tradition. Vor 10 Jahren hat sich die Landeshauptstadt für den e-Einkauf entschieden. Mehrwerte wie Wirtschaftlichkeit, Nachhaltigkeit und Regionalität stehen seither konsequent im Fokus.

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E-Einkauf, Nachhaltigkeit

Vor 10 Jahren hat sich die Landeshauptstadt für die elektronische Beschaffung entschieden – zunächst aus rein wirtschaftlichen Gründen. Bis zu diesem Zeitpunkt wurden die Bedarfe von ca. 3300 Mitarbeitern, aus 6 Dezernaten, 63 Schulen und vier Eigenbetrieben, überwiegend dezentral, papiergestützt beschafft. Das war unwirtschaftlich, intransparent und kaum zu steuern. Man erhoffte sich durch die Digitalisierung des Einkaufes mehr Transparenz und Steuerungsmöglichkeiten, um den Einkauf für die Zukunft noch wirtschaftlicher und vergabekonform ausrichten zu können.

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Landeshauptstadt Erfurt

Dass sich Nachhaltigkeit und Wirtschaftlichkeit nicht ausschließen, beweist Thüringens Landeshauptstadt Erfurt. Vor zehn Jahren hat sie ihren Einkauf digitalisiert und konnte damit sowohl eine höhere Wirtschaftlichkeit erzielen als auch die Grundlage für mehr Nachhaltigkeit schaffen.

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Stadt Ludwigsburg

Die Stadt Ludwigsburg wickelt ihre digitalen Einkaufsprozesse über das Einkaufsportal von TEK-Service ab. Beschaffungsprozesse lassen sich damit bündeln und das Potenzial von Rahmenverträgen voll ausschöpfen.

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E-Warenhaus

Als größte Verwaltungseinheit des Landes hat die Berliner Polizei auch die Aufgabe, digitale Verfahrensabläufe zu erschließen und nutzbar zu machen. Jüngst wurde erfolgreich ein E-Procurement-System umgesetzt, das mehrere beteiligte Instanzen miteinander verschränkt.

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eWarenhaus Polizei Berlin, ProFiskal

Seit April 2021 können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Polizei Berlin medienbruchfrei – und klassifiziert nach Umweltfreundlichkeit und Sozialverträglichkeit – Artikel von 19 Unternehmen bestellen

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eWarenhaus Berlin

Einrichtung eines eWarenhauses zur Digitalisierung des Prozesses des Abrufs von Artikeln aus den Rahmenverträgen des Sammelbestellverfahrens (SBV) des Landesverwaltungsamtes Berlin sowie aus weiteren dienstellenspezifischen Rahmenverträgen bei gleichzeitiger Mittelbindung in ProFiskal und elektronischer Bestellabwicklung mit den jeweiligen Lieferanten.

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Stadt Reutlingen

Die Stadt Reutlingen hat bereits im Jahr 2002 ihren Einkauf digitalisiert. Nun geht die Kommune erneut voran und verknüpft diesen mit einer elektronischen Abrechnung per ­E-Gutschriftverfahren. Die ersten Erfahrungen sind positiv.

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Im Interview: Dr. Marta Wachowiak, Koordinatorin für Kommunale Entwicklungspolitik im Kreis Groß-Gerau

Digitalisierung von Abrechnungsprozessen

Die Stadt Reutlingen erkannte sehr früh in der Digitalisierung von Abrechnungsprozessen den Mehrwert der Zeitersparnis. Darüber hinaus sollte das monotone, stetig immer wiederkehrende Erfassen von abrechnungsrelevanten Daten in SAP überflüssig werden. Die Lösung ergab sich durch den seit Jahrzehnten praktizierten elektronischen Einkauf.

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Städte- und Gemeindebund Nordrhein-Westfalen

KoPart ist die landesweite Einkaufsgenossenschaft des Städte- und Gemeindebundes Nordrhein-Westfalen. Unter Pandemie-Bedingungen hat sie sich in besonderer Weise bewährt. Bereits im Frühjahr 2020 konnten ihre Mitglieder rechtssicher über Rahmenverträge an Masken und Hygieneartikel gelangen. Seit Herbst letzten Jahres können nun Schulen in Nordrhein-Westfalen aus Verträgen, die 80.000 mobile Endgeräte samt Zubehör und Schulungen umfassen, bestellen. Zahlreiche Städte und Gemeinden greifen auf diesen Service zurück, so zum Beispiel auch die Stadt Frechen.

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elektronische Beschaffung

In unruhigen Zeiten entdecken nicht zuletzt die Kommunen die Vorteile von eProcurement-Anwendungen. Denn stabile und kostengünstige Lieferantenbeziehungen sichern gerade in Krisenzeiten die kommunale Daseinsvorsorge.

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Stadt Reutlingen

Die Stadt Reutlingen sieht die vorgeschriebene Einführung der E-Rechnung weniger als Pflicht, denn als eine Gelegenheit, die eigenen Prozesse bei der Beschaffung effektiver zu gestalten. Eine neue Lösung entlastet die Mitarbeiter jetzt von fehleranfälligen Routineaufgaben.

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Städte- und Gemeindebund NRW

Die landesweite Einkaufsgenossenschaft des Städte- und Gemeindebundes NRW, KoPart, unterstützt die nordrhein-westfälischen Schulen während der Corona-Pandemie. Als etwa die Nachfrage nach mobilen Endgeräten groß wurde, konnte KoPart diese effizient ausschreiben und über ihr digitales Einkaufsportal verfügbar machen.

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Städte- und Gemeindebund NRW

Allianzen im Einkauf machen in wirtschaftlicher, strategischer und qualitativer Hinsicht Sinn. Ganz besonders bewähren sie sich in Zeiten der Krise. Ein schönes Beispiel hierfür ist „KoPart“, die landesweite Einkaufsgenossenschaft des Städte- und Gemeindebundes NRW.

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Kommunales Kaufhaus

Über das Kommunale Kaufhaus Baden-Württemberg können die Kommunen im Land ihren Einkauf digital steuern. Als Vorbild dient die Lösung aus Rheinland-Pfalz.

www.koka-bw.de

Städte- und Gemeindetag Nordrhein-Westfalen

Kommunale Schulträger können seit diesem Montag über einen elektronischen Einkaufskatalog digitale Endgeräte samt Zubehör für Schülerinnen und Schüler sowie das Lehrpersonal bestellen. “Wir sind froh, dass wir Städten und Gemeinden bei der digitalen Ausstattung der Schulen über unsere Einkaufsgenossenschaft, die KoPart eG, einen hilfreichen Service anbieten können”, sagte Dr. Bernd Jürgen Schneider, Hauptgeschäftsführer des Städte- und Gemeindebundes NRW, in Düsseldorf.

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Innovationsmanagement und Performancesteigerung im Einkauf der Zukunft,

digitaler Einkauf

Zum 1. Oktober startet Pilotphase zur digitalen Warenbeschaffung – Ziel: Einfacher, schneller, nachhaltiger

Beschaffung

Der Internet-Konzern Amazon ist seit einiger Zeit im Bereich Öffentliche Beschaffung tätig und hat sich auf unterschwellige Angebote spezialisiert. Das ist gesetzes-, aber nicht datenschutzkonform.

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kommunaler Einkauf

Der Gemeinde- und Städtebund Rheinland-Pfalz hat in seinem Kommunalen Kaufhaus die digitale Rechnungsstellung eingeführt. Durch die konsequente Digitalisierung, ergeben sich für die beteiligten Kommunen Preis- und Wirtschaftlichkeitsvorteile.

BMEnet Gütesiegel

Die BMEnet GmbH hat das Einkaufsportal der TEK-Service AG erneut mit dem BMEnet Gütesiegel „eProcurement Öffentliche Auftraggeber/Organisationen“ ausgezeichnet.

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e-Einkauf

Zahlreiche Statements von Landräten, Bürgermeistern und Oberbürgermeistern machen deutlich: Man meint es ernst mit der nachhaltigen Beschaffung in Deutschland. Zielstellungen werden ausgegeben, Vorgaben erlassen. Doch es ist ein weiter Weg vom Wunsch bis zur Realisation. Personal- und Zeitressourcen sind erheblich. Messbare Effekte lassen sich nur schwer dokumentieren. Überzeugungsarbeit dauert eben. Doch es geht auch anders; Rathäuser, Kreisverwaltungen und Kommunale Dachverbände machen es vor.

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Kommunalverwaltungen zeigen, wie´s geht

Zahlreiche Statements von Landräten, Bürgermeistern und Oberbürgermeistern machen deutlich: Man meint es ernst mit der nachhaltigen Beschaffung in Deutschland. Zielstellungen werden ausgegeben, Vorgaben erlassen. Doch es ist ein weiter Weg vom Wunsch bis zur Realisation. Personal- und Zeitressourcen sind erheblich. Messbare Effekte lassen sich nur schwer dokumentieren. Überzeugungsarbeit dauert eben. Doch es geht auch anders; Rathäuser, Kreisverwaltungen und Kommunale Dachverbände machen es vor.

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Ausschreibungen ohne Zettelwirtschaft:

Kreisverwaltung Groß-Gerau digitalisiert die eigene Beschaffung und etabliert eine kreisweite kommunale Einkaufsgemeinschaft.

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Kreisverwaltung Groß-Gerau

Die hessische Kreisverwaltung Groß-Gerau hat die eigene Beschaffung digitalisiert und eine kreisweite kommunale Einkaufsgemeinschft etabliert.
Fazit: Die Mehrwerte übertreffen die Ausgaben bei Weitem.