>> eEinkauf – als Datenquelle für eAusschreibung und eAbrechnung

Beschreibung des innovativen Ansatzes

eEinkauf, eAusschreibung und eAbrechnung bedingen sich.
Durch die konsequente Digitalisierung von Einkaufsprozessen ergibt sich die Datenquelle für die dem Einkauf vor- und nachgelagerten Themenbereiche Ausschreibung und Abrechnung. Die webbasierende Einkaufsdienstleistung der TEK-SERVICE AG unterstützt damit alle Verwaltungsexperten*innen und Entscheider*innen in Einkauf, Vergabe und Kasse. Unterschiedliche Themenbereiche werden dabei durch einen einzigen Einkaufsdienstleister für Verwaltungen und Organisationen etabliert. TEK-SERVICE AG entwickelt ihre Branchenlösung entlang der Kundenwünsche weiter.

(April 2023)

>> Einkaufsdienstleistung der TEK-Service AG für Verwaltungen
und Organisationen

Die TEK-SERVICE AG aus Lörrach ist seit 2000 ein bundesweit tätiges Dienstleistungsunternehmen für den Einkauf der öffentlichen Hand. Zu ihren Kunden zählen Kommunalverwaltungen, kommunale Dachverbände und Landesverwaltungen. Mittels webbasierter Technologie, branchenspezifischem Knowhow und belastbarer Services lösen ihre Kunden, Verwaltungen und Organisationen analoge Beschaffungsabläufe durch digitale Einkaufsverfahren ab. Transparenz in der Beschaffung von Verbrauchsgütern ist in Verwaltungen mit analogen Abläufen kaum gegeben. Gründe hierfür sind unterschiedliche Beschaffungswege, sowie eine dezentrale Ressourcenverwaltung.
Die tatsächlichen Kosten der Beschaffung (Lagerhaltung, Abwicklung, Logistik, etc.), sowie Artikel oder Sortimente sind in der Regel unbekannt. Ausschreibungsvorbereitungen nehmen Zeitfenster von mindestens acht Wochen in Anspruch, Listen sind nicht belastbar, da Abfragen unvollständig oder nicht beantwortet werden. Mangels belastbarer Leistungsbeschreibungen gehen wertvolle Bündelungseffekte und damit Preisvorteile verloren. Nachgelagerte Abläufe der Beschaffung, wie die Rechnungsbearbeitung, gestalten sich aufwändig. Eine Neuausrichtung im Einkauf ist auf Grund knapper Personalressourcen oft nicht darstellbar. Hier kann die TEK SERVICE AG mit ihren Dienstleistungen Abhilfe schaffen.

(Oktober 2022)

>> Dienststellenübergreifende IT-Lösung beim Einkauf der Polizei Berlin

Die Polizei Berlin ist zweitgrößte Arbeitgeberin im Land Berlin. Mit knapp 26.000 Mitarbeitenden bewegt sie ein jährliches Haushaltsbudget in Höhe von etwa 1,8 Milliarden Euro. Der Einkauf der Polizei Berlin mit einem unmittelbar beeinflussbaren Auftragsvolumen von etwas mehr als 125 Mio. Euro im Jahr hat einen hohen Einfluss auf die Ausschöpfung der verfügbaren Kosten-, Qualitäts- und Innovationspotentiale.

(Dezember 2021)

>> Durch E-Einkauf zu mehr Wirtschaftlichkeit und Nachhaltigkeit

Der Weg vom dezentralen, papiergestützten hin zum elektronischen Einkauf

2011 hat sich Landeshauptstadt Erfurt zunächst aus rein wirtschaftlichen Gründen für den elektronischen Einkauf entschieden. Bis zu diesem Zeitpunkt wurden die Bedarfe von ca. 3.300 Mitarbeitern, aus 6 Dezernaten, 63 Schulen und 4 Eigenbetrieben, überwiegend dezentral, papiergestützt beschafft. Darüber hinaus wurde bereits 1992 in der Agenda 21 der Landeshauptstadt Erfurt fest geschrieben, heute so zu leben, dass auch Kinder und Enkel eine Chance haben, ihre Zukunft in einer l(i)ebenswerten Welt zu gestalten. 2014 erfolgte für Erfurt die Titelverleihung Fair Trade Town.

(Oktober 2021)

>> Digitalisierte Verfahrensabläufe im Einkauf für mehr Transparenz und Steuerungsmöglichkeiten

Bis Januar 2021 sorgten 200 Beschaffer für die Bedarfe von 2000 Mitarbeitern der Stadt Ludwigsburg; dezentral, situativ. Die Frage „Wer hat was, wieviel, wann, bei wem, zu welchem Preis bestellt“ konnte so ohne Weiteres nicht beantwortet werden.

Durch unterschiedlichste Prozesse und dezentrale Ressourcenverwaltung fehlte es an Transparenz- und Steuerungsmöglichkeiten. Aufgrund der dezentralen Prozesse war es sehr schwierig, belastbare Leistungsverzeichnisse für die Ausschreibung von Rahmenverträgen zu erhalten. Sortimente und Artikel waren entweder wenig bekannt oder mussten aufwändig recherchiert werden, so dass eine qualitative Neuausrichtung insbesondere auch in Sachen Nachhaltigkeit schwierig war. Gerade das war nicht hinnehmbar, da die Messlatte bereits sehr hoch lag. Denn schon 2014 hatte Stadt Ludwigsburg den Deutschen Nachhaltigkeitspreis für vorbildliche Verwaltung erhalten. 2019 folgte die Auszeichnung „Klimaaktive Kommune“ und 2020 der BME-Preis „Innovation schafft Vorsprung“.

>> Dienststellenübergreifende IT-Lösung beim Einkauf der Polizei Berlin

Die Polizei Berlin ist zweitgrößte Arbeitgeberin im Land Berlin. Mit knapp 26.000 Mitarbeitenden bewegt sie ein jährliches Haushaltsbudget in Höhe von etwa 1,8 Milliarden Euro. Der Einkauf der Polizei Berlin mit einem unmittelbar beeinflussbaren Auftragsvolumen von etwas mehr als 125 Mio. Euro im Jahr hat einen hohen Einfluss auf die Ausschöpfung der verfügbaren Kosten-, Qualitäts- und Innovationspotentiale.

[…] Ziel war es, die zentralen Beschaffungsbereiche administrativ zu entlasten und eine flexiblere Steuerung des Mittelabflusses bei den Bedarfsträgern zu ermöglichen. Die Bestellungen sollten direkt und medienbruchfrei an die Lieferanten übermittelt und damit eine schnellere Umsetzung der Einzelbestellungen ermöglicht werden. Gleichzeitig sollte zu den Bestellungen automatisiert eine Mittelbindung im Haushalts- und Kassensystem erfolgen.

>> Gutschriftverfahren im ZUGFeRD-Format / Elektronische Abrechnungen für die Stadt Reutlingen

Die e-Rechnung ist seit 27.11.2020 für Bundesbehörden Pflicht. Schritt für Schritt tritt die Verpflichtung für alle nachgeordneten Verwaltungsebenen, auf Landes- und Kommunalebene in Kraft. Für die Stadt Reutlingen war klar: es ging bei Weitem nicht nur darum, ob ein Lieferant e-Rechnungen in bestimmten Formaten erzeugen kann. Vielmehr ging es darum, Einkauf und
Abrechnung sinnvoll miteinander zu verknüpfen.

Projektziel war somit, das monotone, immer wiederkehrende Erfassen von abrechnungsrelevanten Daten in SAP überflüssig zu machen. 

Allianzen im Einkauf machen in wirtschaftlicher, strategischer und qualitativer Hinsicht Sinn.

Auf Grundlage digitalisierter Prozesse lassen sich landesweite Einkaufsverbünde im großen Stil steuern. Dies bewährt sich nicht nur im Tagesgeschäft, sondern auch in Zeiten der Krise.

„KoPart“, die landesweite Einkaufsgenossenschaft des Städte- und Gemeindebundes NRW, hatte es sich in der Corona-Pandemie zum Ziel gesetzt, für alle Mitgliedskommunen zügig, effizient und vergabekonform Rahmenverträge für die Beschaffung von mobilen Endgeräten wie Laptops, Tablets usw. für Schulen zu schließen und über die landesweite Einkaufslösung abrufbar zu machen.

Wie geht das ??… und um was geht es ??

Beschaffung von Massengütern im Verbund – eine Erleichterung für alle Beteiligten

Die Beschaffung von Verbrauchsgütern erfolgt in der öffentlichen Beschaffung häufig dezentral und wenig transparent.

Darunter leiden schlussendlich auch die Einkaufspreise, da sich häufig keine großen Abfragemengen realisieren lassen. Gleichzeitig steigt durch die dezentrale Beschaffung der Aufwand des einzelnen Bedarfsträgers, der in aller Regel nicht über eine vergaberechtliche Vorbildung verfügt. Gerade kleinere und mittelgroße Kommunen verfügen dabei oftmals nicht über die Mittel, ihren Einkauf über eine zentrale Vergabestelle hinreichend zu steuern.

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durch interkommunales Vergabezentrum im Kreis Groß-Gerau

Ausgangssituation bei unserem TEK-Kunden Kreis Groß-Gerau: Vielen Kommunen – so auch im Kreis Groß- Gerau – existiert keine zentrale organisation für Auftrags-vergaben. in zahlreichen unterschiedlichen Ämtern werden Beschaffungen oftmals nur „nebenher“ wahr-genommen. Mitarbeiter verfügen dann oft nicht über das notwendige Know-how auf dem komplexen, sich ständig verändernden Feld des Vergaberechts. Hieraus ergeben sich für die Kommunen rechtliche, finanzielle, leistungsbezogene und zeitliche Risiken und nachteile.
Auch eine strategische Ausrichtung von Beschaffun-gen z. B. auf nachhaltigkeitskriterien kann so kaum stattfinden. im Rahmen des seit 2013 zentral organisierten kreisweiten Prozesses der interkommunalen Zusammenarbeit haben die 14 Städte und Gemeinden des Kreises Groß-Gerau und der Kreis Groß-Gerau daher das Beschaffungswesen als ein wichtiges gemeinsames Handlungsfeld erkannt.

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Elektronischer Einkauf, elektronische Ausschreibung und Vergabe sowie elektronische Abrechnung der Büroartikel

Ziel des Projekts war die Standardisierung der C-Artikel-Bedarfe, die Reduzierung des Aufwands für die Beschaffung sowie die Verteilung und Rechnungsabwicklung der Artikel.

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„Kommunales Kaufhaus“

Der Gemeinde- und Städtebund Rheinland-Pfalz (GstB RLP) ist der mitgliederstärkste kommunale Spitzenverband in Rheinland-Pfalz und vertritt die Interessen von 2.438 Gemeinden und Städten.
Der wirtschaftliche und rechtssichere Einkauf ist ein stark nachgefragtes Thema. Dies umso mehr, als eine umfassende Transparenz in der Beschaffung von Verbrauchsgütern zwar rechtlich gefordert, aber aufgrund unterschiedlicher Faktoren (u.a. papiergestützte Abläufe) schwer zu erzielen ist. Durch die Gründung einer landesweiten Einkaufskooperation gelang es, Preisvorteile durch Mengenbündelung zu erzielen. Durch die zusätzliche Digitalisierung von Prozessen in Einkauf und Vergabe erreichte man mehr Transparenz und Steuerungsmöglichkeiten im gesamten Beschaffungsablauf.

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Anfang 2000 haben die Stadt Lörrach und das Landratsamt Tuttlingen die papiergestützte Beschaffung von C-Artikeln durch den elektronischen Einkauf abgelöst.

Anfang 2000 haben die Stadt Lörrach und das Landratsamt Tuttlingen die papiergestützte Beschaffung von C-Artikeln durch den elektronischen Einkauf abgelöst. Ausschlaggebend waren verwaltungsinterne Untersuchungen, die auf eine höhere Wirtschaftlichkeit, Transparenz und mehr Steuerungsmöglichkeiten hinwiesen. Wie dieses Projekt umgesetzt wurde, erfahren Sie in unserem Praxisbeispiel, das Ihnen kostenfrei zur Verfügung steht.

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Nachhaltig Einkaufen im Rathaus

Durch die Einführung des zentral verwalteten elektronischen Einkaufskataloges (TEK-SERVICE AG aus Lörrach) mit nachhaltig gekennzeichneten Produkten ist die Stadt Mainz auf dem Weg, nachhaltige Beschaffung für die dezentralen Beschaffungsstellen zu ermöglichen. Mit der Produktbewertung werden wichtige Voraussetzungen erfüllt.

Die Beschaffung von Verbrauchsgütern erfolgt in der öffentlichen Beschaffung häufig dezentral und wenig transparent.

Darunter leiden schlussendlich auch die Einkaufspreise, da sich häufig keine großen Abfragemengen realisieren lassen. Gleichzeitig steigt durch die dezentrale Beschaffung der Aufwand des einzelnen Bedarfsträgers, der in aller Regel nicht über eine vergaberechtliche Vorbildung verfügt. Gerade kleinere und mittelgroße Kommunen verfügen dabei oftmals nicht über die Mittel, ihren Einkauf über eine zentrale Vergabestelle hinreichend zu steuern.

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(Juni 2016)

Grundlagen, Perspektiven und Implementierungshilfen

Die zukunftsorientierte e-Procurementstrategie des Landratsamtes Ostalbkreis, sowie der Großen Kreisstädte Friedrichshafen, Reutlingen und Tübingen:
Mit der Einführung von e-Procurement-Lösungen werden erhebliche Einsparungen erzielt. Anhand von vier Fallbeispielen wird aufgezeigt, wie diese Herausforderungen angegangen und Potenziale durch die Einführung der webbasierenden Dienstleistung der TEK-SERVICE AG erschlossen wurden.

Allgemeine Informationen zum Buch finden Sie auch auf 

www.bg-wissenschaftsverlag.de

wegweiser

Stadt Lörrach

Arbeitsbericht