E-Rechnung

Nach dem Umsatzsteuergesetz lässt sich eine elektronische Rechnung wie folgt definieren:
Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt, übertragen und empfangen wird.

+++ e-Rechnung +++ ZUGFeRD +++ XRechnung +++

Dabei wird unterschieden zwischen

strukturierten Daten (z.B. EDI, XML)

• unstrukturierten Daten (z.B. Rechnungen im PDF-/TIF-JPEG-/Word-Format oder E-Mail-Text) und
• hybriden Daten (z.B. ZUGFeRD).

Als Übertragungs-/Empfangswege stehen u. a. E-Mail, DE-Mail, E-Post, Computer-Fax, Fax-Server oder Web-Download zur Verfügung. In Papierform eingegangene und in elektronische Formate umgewandelte Rechnungen fallen nicht unter die Definition der eRechnung nach dem Umsatzsteuergesetz.

Mit Rechnungen in elektronischer Form können papierbasierte Prozesse abgelöst werden.Dies betrifft nicht nur den Versand sondern auch die Weiterleitung im Unternehmen oder die Archivierung. Eine Rechnung, die Sie in elektronischer Form erhalten, muss auch in elektronischer Form archiviert werden. Die Papierablage entfällt und mit ihr Regale voller Aktenordner. Die e-Rechnung (xRechnung) kann direkt an den zuständigen Empfänger digital geschickt werden. Dies beschleunigt die Zustellung und reduziert Prozesslaufzeiten. Der Erhalt von Skonti bzw. die Einhaltung anderer Zahlungsfristen kann sichergestellt werden. Mit Ablösen der Papierrechnung durch Einführung der elektronischen Rechnung können die Kosten in der öffentlichen Verwaltung von 25,- EUR auf 7,- EUR reduziert werden. Ökologischer Vorteil: 2000 Papierrechnungen pro Arbeitstage sind am Ende des Monat ein Baum!

KGSt: Die E-Rechnung einführen und umsetzen, 2. Auflage 2020:

Je nach Quelle wird das jährliche Einsparvolumen in der Verwaltung mit einer Spanne von 2,2 – 5,5 Milliarden EUR beziffert (Vgl. Leitfaden elektronische Rechnung in der öffentlichen Verwaltung, Seite 38 ff ). Auf die einzelne Rechnung bezogen, ergibt sich unter Berücksichtigung einer Vollkostenbetrachtung eine Einsparung von 15 bis 20 EUR.
Dabei sind die Einspareffekte aufgrund des größeren Volumens bei Ländern und Kommunen gegenüber dem Bund am größten. Auch ökologisch betrachtet bringt eine Digitalisierung des Rechnungseingangs Vorteile; derzeit wird geschätzt, dass die CO2-Minderung pro Jahr rd. 5.850 Tonnen beträgt. Die Bearbeitungszeit einer Rechnung in der Verwaltung soll bei der E-Rechnung von über 16 Minuten auf unter 2 Minuten sinken.