Dezentrale Ressourcenverwaltung

Argument 6: „Der elektronische Einkauf nimmt mir die Hoheit über mein Budget.“

Ein wichtiges Element des seit der Jahrtausendwende diskutierten und in vielen Verwaltungen eingeführten Neuen Steuerungsmodells (NSM) ist die dezentrale Ressourcenverwaltung (auch dezentrale Ressourcenverantwortung). Diese an sich richtige Idee verlagert die Verantwortung für Einzelbudgets auf die einzelnen Fachbereiche einer Verwaltung, wodurch Effizienzsteigerungen und Kostensenkungen erhofft wurden.

In der Realität wird diese Budgethoheit oft so verstanden, dass jeder Fachbereich völlig frei entscheidet, welche Produkte in welcher Qualität bei welchem Lieferanten eingekauft werden. Dann aber laufen viele Beschaffungsvorgänge parallel und unabhängig voneinander ab. Eine unüberschaubare Lieferantenvielfalt, mehrfache Lagerhaltung, umfangreiche Artikelsortimente und unterschiedlichste, vor allem aber höhere Preise sind die Folge. Die Idee von Effizienzsteigerungen und Kostensenkungen wird damit geradezu konterkariert.

Was hier fehlt, ist ein strukturell durchdachter und strategisch ausgerichteter elektronischer Einkauf. Gut gemachte E-Procurement-Lösungen vereinen die Vorteile dezentraler Ressourcenverwaltung mit denen eines zentralen Einkaufs:

Der Einkauf kümmert sich um die Ausschreibung von Rahmenverträgen, die im System abgebildet und den jeweiligen Bestellern zum Zugriff zugeordnet werden

• Die Besteller greifen vom Arbeitsplatz aus auf das Einkaufssystem ihrer Verwaltung zu und können dort ordern, reklamieren oder neue Artikelanfragen starten. Das System berücksichtigt automatisch alle hierarchischen, buchhalterischen und logistischen Elemente der zugrundeliegenden Rahmenverträge.
• Einkauf, Besteller und Controlling nutzen die Berichte und Leistungsverzeichnisse, die sich mithilfe der E-Procurement-Lösung erstellen lassen.

  Kurz: E-Procurement und dezentrale Ressourcenverwaltung schließen einander nicht aus, sondern bedingen sich sogar gegenseitig.