Referenz

„Das System genießt seitens unserer Besteller eine große Akzeptanz.“
Peter Heyer, Beschaffungsstelle

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Nach dem Umsatzsteuergesetz lässt sich eine elektronische Rechnung wie folgt definieren:
Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt, übertragen und empfangen wird.

Dabei wird unterschieden zwischen

  • strukturierten Daten (z.B. EDI, XML)
  • unstrukturierten Daten (z.B. Rechnungen im PDF-/TIF-JPEG-/Word-Format oder E-Mail-Text) und
  • hybriden Daten (z.B. ZUGFeRD).

Als Übertragungs-/Empfangswege stehen u. a. E-Mail, DE-Mail, E-Post, Computer-Fax, Fax-Server oder Web-Download zur Verfügung.
In Papierform eingegangene und in elektronische Formate umgewandelte Rechnungen fallen nicht unter die Definition der elektronischen Rechnung nach dem Umsatzsteuergesetz.

Mit Rechnungen in elektronischer Form können papierbasierte Prozesse abgelöst werden.Dies betrifft nicht nur den Versand sondern auch die Weiterleitung im Unternehmen oder die Archivierung.
Eine Rechnung, die Sie in elektronischer Form erhalten, muss auch in elektronischer Form archiviert werden.Die Papierablage entfällt und mit ihr Regale voller Aktenordner. Die elektronische Rechnung kann direkt an den zuständigen Empfänger digital geschickt werden.
Dies beschleunigt die Zustellung und reduziert Prozesslaufzeiten.
Der Erhalt von Skonti bzw. die Einhaltung anderer Zahlungsfristen kann sichergestellt werden.
Mit Ablösen der Papierrechnung durch Einführung der elektronischen Rechnung können die Kosten in der öffentlichen Verwaltung von 25,- EUR auf 7,- EUR reduziert werden.
Ökologischer Vorteil: 2000 Papierrechnungen pro Arbeitstage sind am Ende des Monat ein Baum!